Czy pracodawca może czytać maile pracowników? RODO w firmie

RODO w Firmie: Czy Pracodawca może czytać maile pracowników?

RODO a Kodeks Pracy . Ochrona Danych Osobowych,  RODO w firmie

RODO w Firmie – temat „rzeka”. Pewnie wielokrotnie zastanawiali się Państwo, i to zarówno pracodawcy jak i pracownicy, czy Pracodawca może czytać maile pracowników?
Odpowiedź jest następująca:
-pod określonymi warunkami- może.
Podstawą prawną do takich działań może być art. 22(3) Kodeksu Pracy, który stanowi że
„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).
§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Przepisy art. 222 § 6-10 stosuje się odpowiednio.
§ 4. Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.”

W praktyce oznacza to tyle, że pracodawca może korespondencję sprawdzać. Jednak tylko w celu lepszej organizacji pracy. „Sprawdzanie dla sprawdzenia” bez spełnienia powyższych przesłanek już nie wchodzi w grę. Mimo – że komputer udostępniony pracownikowi stanowi własność pracodawcy, stanowi narzędzie pracy i do wykonywania pracy jest przeznaczony.

Ale na tym nie koniec: nawet jeśli maile są monitorowane, to w przypadku natrafienia przez pracodawcę na mail prywatny – pracodawcy nie wolno zapoznać się z jego treścią, jako że byłoby to naruszenie tajemnicy korespondencji. I tu również warto odnieść się do kodeksu pracy, który w Art. 11(1) stanowi że: „Pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika.” zaś tajemnicę korespondencji do takich dóbr możemy zaliczyć.

RODO w firmie: Monitoring korespondencji mailowej pracowników a RODO.

Przede wszystkim pracodawca nie może tracić z oczu zapisów art. 5 RODO, który określa zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, a który powinien determinować zapisy wewnątrzzakładowych regulacji. Mam tu na myśli zasady: zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, ograniczoności, minimalizacji, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności, poufności i rozliczalności.

W sytuacji, gdy Pracodawca zdecyduje się na monitoring poczty elektronicznej pracownika powinien go o tym poinformować. Zapisy (cele, sposób, zakres) monitoringu określa się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy. W przypadku braku obowiązku posiadania układu lub regulaminu – pracodawca czyni to w formie obwieszczenia. Pomocne w tym przypadku okażą się dla pracodawcy zapisy art 111 UODO z których wynikają zapisy art. 22 K.P.

Również każda nowo zatrudniona osoba, przed dopuszczeniem do pracy, powinna być informowana o tym fakcie. Przy czym – na stojąc na gruncie RODO wiadomość ta zgodnie z art. 12 RODO ma być przekazana w formie pisemnej, w sposób prosty, jasny i zrozumiały. Warto również przypomnieć jeszcze raz o zasadzie rozliczalności. W przypadku kontroli, administrator musi wykazać fakt poinformowania pracownika w sposób nie budzący wątpliwości. RODO w firmie tego wymaga.

Zapraszamy do kontaktu

lub lektury artykułu dotyczącego RODO w internecie

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *